「AIを使いたいけど、どの業務に使えるか分からない」という場合の多くは、現在の業務が整理されていないことが原因です。30分の業務棚卸しで、AIを使うべき業務が明確になります。
業務棚卸しとは、現在行っている業務を「繰り返し頻度・かかる時間・文章作業の有無」の3軸で整理することです。AIが役立つ業務と、人間が直接対応すべき業務を明確に分けることが目的です。
業務棚卸しの進め方（30分でできる）
業務棚卸しは以下の3ステップで30分で完了します。①リスト化（15分）：1日・1週間で行っている業務を思いつく限り書き出す。②分類（10分）：各業務を「毎日/毎週/毎月」の頻度と「文章あり/なし」で分類する。③優先順位（5分）：頻度が高く文章作業がある業務を「AI活用候補1位」とする。この3ステップで、どの業務からAIを試すべきかが一目瞭然になります。
- ステップ①：業務を全て書き出す（15分）
- ステップ②：頻度と文章作業の有無で分類（10分）
- ステップ③：AI活用候補に優先順位をつける（5分）
AIが使いやすい業務の特徴
AIが特に役立つ業務には共通した特徴があります。①定期的に繰り返される（毎週の連絡文・月次レポートなど）、②文章を書く・整理する作業がある（メール・報告書・案内文など）、③正解が複数存在する（表現・構成に複数の選択肢がある）。これらの特徴を持つ業務は、AIによる効率化の恩恵が大きい業務です。
- 定期的に繰り返される業務
- 文章を書く・整理する作業が含まれる業務
- 正解が複数存在する（表現に幅がある）業務
AIが使いにくい業務の特徴
一方、AIだけに任せにくい業務もあります。①感情や人間関係が直接関わる業務（患者・利用者への直接対応、スタッフへの個別指導）、②法的・専門的な最終判断が必要な業務（医療判断・法的アドバイス）、③当日の状況や最新情報を踏まえて判断する業務（最新の市況・当日の状況判断）です。検索や外部データ参照で補助できる場面はありますが、最終判断は人間が担う必要があります。
- 感情・人間関係が直接関わる業務
- 専門的・法的な最終判断が必要な業務
- リアルタイム情報が必要な状況判断
棚卸し結果をAI活用計画に変える
業務棚卸しが完了したら、「AI活用候補1位」の業務を今週中に試してみてください。試した結果を「時間がどのくらい短縮されたか」「出力の品質はどうだったか」という2点で簡単に振り返ります。この振り返りを記録しておくことで、組織内でのAI活用効果の説明資料になります。
この記事のまとめ
- 業務棚卸しは「リスト化→分類→優先順位」の3ステップで30分で完了
- AIが使いやすい業務は「繰り返し・文章あり・複数の正解がある」業務
- 感情対応や専門判断、当日の状況判断が要る業務ではAIを補助として使う
- 棚卸し結果は「AI活用候補1位」から試し始める
- 試した結果を時間短縮・品質の2点で振り返ると組織展開の資料になる
よくある質問
Q. 業務棚卸しは一人でやるべきですか、チームでやるべきですか？
最初は一人でもできます。ただし、チームで行うと「私の業務ではAIが使えそう」という気づきが多人数から出るため、組織全体のAI活用候補が増えます。管理職の方は、チームミーティングの30分を使って一緒にやることをおすすめします。
Q. 業務棚卸しをせずにAIを始めてもいいですか？
はい、始めても構いません。ただし棚卸しなしで始めると「何に使えばいいか分からない」状態が続きやすく、試行が散漫になります。30分の棚卸しで方向性が定まるため、投資対効果は高いです。
Q. 棚卸しシートのテンプレートはありますか？
BuildMateでは無料相談の中で業務棚卸しシートのひな形をお渡しし、一緒に記入するサポートも行っています。「何から始めればいいか」を整理するサービスですので、お気軽にご相談ください。