AIやGASを活用した、 社内業務の仕組みづくり支援。
負荷の高い業務をヒアリングし、AIやGoogleツール、GASを使って、 現場で回る形へ整理・構築していきます。
業務構築支援とは
AIを入れて終わりではなく、今の業務の流れになじませ、無理なく定着させるところまで設計する支援です。
何から始めるか
まず負荷の高い業務を洗い出し、AIで解ける部分と、ツール連携まで要る部分を切り分けて整理します。
目指す状態
属人化を減らし、担当者が変わっても止まりにくい、現場で回る運用と仕組みを整えていきます。
属人化した業務を、 現場で回る仕組みに変えていきます。
問い合わせ対応、議事録整理、報告書づくりなど、 まずは手作業が多い業務から整えていきます。
よくある負荷業務
- 問い合わせ返信や定型文の作成
- 議事録、報告書、日々の共有文の整理
- Googleフォームやスプレッドシートの手作業転記
- 属人化したナレッジやルールの整理
ヒアリングから設計までの流れ
- 1現状の業務と詰まりどころを整理する
- 2AIだけで解決できる部分を切り出す
- 3必要に応じてGoogleツールやGASまで含めて設計
- 4運用ルールと確認フローを整えて定着させる
AIやGASでできることを、 無理のない範囲でつなげます。
AIで整える
文章の下書き、要約、分類、問い合わせ対応のたたき台など、人が確認しながら使える部分を整えます。
Googleツールでつなぐ
フォーム、スプレッドシート、Gmail、カレンダーなど、今ある環境を活かして流れをつなげます。
GASで動かす
定期通知、転記、整形、簡単な連携など、繰り返し作業を自動で回る状態へ近づけます。
運用ルールで守る
作った仕組みが属人化しないように、使い方、確認フロー、更新担当の考え方まで整理します。
安全運用の考え方も、 構築の前提として扱います。
入力情報の扱い
個人情報や機密情報をどこまで扱うか、AIに直接入れない情報は何かを最初に整理します。
承認フロー
AI出力をそのまま送らず、誰が確認し、どこで承認するかを決めてから運用に入ります。
誤送信防止
宛先確認、テンプレートの更新ルール、テスト運用期間など、ミスを防ぐ仕組みを先に考えます。
属人化しない運用
担当者ひとりしかわからない状態を避けるため、更新手順や停止時の対応まで整理します。
いきなり大きな仕組みを入れず、 まずは回りやすい形から始めます。
研修から始めるべきか、ヒアリングから入るべきか。 GASまで必要かも含め、今の状況に合う進め方をご提案します。