スタッフへの連絡文、業務変更のお知らせ、シフト変更の案内——こういった社内連絡文を書くたびに時間がかかっていませんか。AIを使えば、伝えたいことを箇条書きで入力するだけで整った連絡文が完成します。
社内連絡文のAI作成とは、伝えたい内容のポイントを箇条書きでAIに渡し、読みやすく整った文章に変換してもらう活用方法です。経営者・管理職が最も効率化を実感しやすい使い方の一つです。
手順① 伝えたいことを箇条書きで入力する
最初から丁寧な文章を書こうとしなくて構いません。「伝えたいこと」をキーワードや箇条書きで入力するだけで十分です。たとえば「来週月曜日のミーティングの時間を14時から15時に変更する」「参加できない人は事前に連絡をください」「資料は事前に配布します」というメモをそのままAIに渡します。これで連絡文の素材は揃っています。
- 伝えたい内容をキーワードや箇条書きで書く
- 文章になっていなくてもよい
- 日時・場所・対象者などの情報は必ず入れる
手順② AIに整形を依頼する
箇条書きメモを用意したら、以下のプロンプトでAIに整形を依頼します。「スタッフ向けの業務連絡文にしてください。丁寧すぎず、分かりやすい言葉でお願いします。最後に返信・連絡が必要な場合の案内も添えてください。」このプロンプト1つで、読みやすい連絡文の草稿が数秒で完成します。あとは確認して細部を調整するだけです。
- プロンプト例：「以下のメモをもとに、スタッフへの業務連絡文を作成してください。分かりやすく簡潔な文体でお願いします。 【伝えたい内容】 （箇条書きを貼り付ける）」
手順③ 確認・修正して送信する
AIが生成した文章を読み、①内容の正確性（日時・場所・対象者が正しいか）、②文体が職場の雰囲気に合っているか、③追加で伝えるべきことがないか、を確認します。修正が必要な場合は「最後の一文を削除してください」「もっとカジュアルな表現にしてください」と追加指示を出せば修正されます。満足できたらそのまま送信または掲示してください。
連絡文作成でよく使うプロンプトのバリエーション
社内連絡文でよく使われる場面別のプロンプトを紹介します。シフト変更の連絡、研修への参加案内、業務ルールの変更通知、緊急のお知らせ——それぞれ「対象者・内容・返信の要否・期限」を指定するだけで対応できます。一度使ったプロンプトはメモして再利用することで、次回からさらに時短になります。
- シフト変更：「〇日のシフトを変更する旨のスタッフ連絡文を」
- 研修案内：「〇日の研修への参加を促す案内文を」
- ルール変更：「業務ルールの変更を分かりやすく伝える連絡文を」
- 緊急連絡：「〇〇のため本日業務に変更がある旨を簡潔に」
この記事のまとめ
- 伝えたい内容を箇条書きで入力するだけで連絡文が完成する
- 「スタッフ向け・分かりやすく・返信案内付き」と指定すると実用的な文章になる
- 生成後は日時・場所・対象者の正確性を必ず確認する
- よく使うプロンプトはメモして再利用すると時短になる
- 追加指示でトーン・長さを細かく調整できる
よくある質問
Q. LINE・Chatworkなどのチャットツール向けの連絡文も作れますか？
はい。「LINEグループへの投稿向けに、短く読みやすい文体で」と指定するだけでチャットに適した短文が生成されます。メールとチャットでは適切な長さと文体が異なるため、媒体を指定することをおすすめします。
Q. パート・アルバイトスタッフにも伝わる平易な文章にするには？
「専門用語を使わず、誰でも分かる言葉で書いてください」と指示するだけです。難しい表現を避けた、読みやすい連絡文が生成されます。
Q. 複数の言語（日本語・英語など）で同じ内容を送る必要がある場合は？
日本語で作成した後、「この文章を英語にしてください」と依頼するだけで翻訳されます。多国籍のスタッフがいる職場では特に効果的です。