会議前のアジェンダ作成・資料整理に毎回時間がかかっていませんか。ChatGPTを使えば、会議の目的と議題を入力するだけでアジェンダが数秒で完成します。会議全体の効率が変わります。
会議準備のAI活用とは、アジェンダの作成・事前資料の要約・会議後のまとめなど、会議に関わる文書作業をAIに担ってもらう活用方法です。会議の「準備・実施・後処理」の全段階でAIが役立ちます。
アジェンダ作成のプロンプト
アジェンダを作るプロンプトのポイントは「会議の目的・議題・参加者・所要時間」を伝えることです。これだけで時間配分付きのアジェンダが完成します。毎月の定例会・プロジェクト会議・スタッフミーティングなど、繰り返し開催される会議のアジェンダはテンプレート化することで、さらに時間を短縮できます。
- プロンプト例：「以下の条件で会議アジェンダを作成してください。 目的：〇〇について方針を決定する 議題：①〇〇の現状確認 ②〇〇の課題整理 ③次回アクションの決定 参加者：〇名（役職：〇〇） 所要時間：60分 時間配分も含めてください。」
事前資料の整理・要約
会議前に配布する資料が長い場合、参加者が読んでこないという問題がよく起きます。AIを使って「長い資料の要点を1ページにまとめる」ことで、会議の質が上がります。プロンプトに「この資料の要点を5つの箇条書きで、会議参加者が事前に読めるよう1分で読める量にまとめてください」と指示すると、コンパクトな事前共有資料が完成します。
- 長い資料→「要点5つを箇条書きで1分で読める量に」
- 数字データ→「表形式でまとめてください」
- 複数の資料→「共通のポイントをまとめてください」
会議後のまとめと共有
会議後の「何が決まったか・誰が何をするか」をまとめる作業もAIに任せられます。会議中のメモをそのままAIに渡し、「決定事項・アクションアイテム・次回議題」の形式でまとめてもらうことで、会議後5分で全員への共有が完了します。この「会議後共有の速さ」が、次の行動開始を早める効果があります。
会議全体のAI活用フロー
会議にAIを取り入れる理想的なフローを紹介します。①会議前：アジェンダ作成・事前資料の要約（10分→2分）、②会議中：メモは箇条書きで取る（AIで整理するため）、③会議後：メモを貼り付けて議事録・アクションリスト・共有メールを生成（30分→5分）。このフロー全体で、1回の会議にかかる付帯作業が70%以上削減できます。
この記事のまとめ
- アジェンダは「目的・議題・参加者・時間」を入力するだけで時間配分付きで完成
- 長い資料は事前に「1分で読める要点5つ」に要約して配布する
- 会議後のメモをAIに渡すと議事録・アクションリスト・共有メールが同時に完成
- 会議前・中・後の全段階でAI活用することで付帯作業を70%削減できる
- 繰り返す会議はプロンプトをテンプレート化してさらに効率化する
よくある質問
Q. アジェンダのフォーマットを毎回統一したい場合はどうすればいいですか？
プロンプトに「以下のフォーマットでアジェンダを作成してください：【目的】【議題と時間配分】【事前確認事項】」と指定してください。フォーマットを固定することで毎回一貫したアジェンダになります。
Q. 会議の録音データをAIで処理することはできますか？
録音をWhisperなどの音声認識AIでテキスト化し、そのテキストをChatGPTに貼り付けて議事録化することが可能です。iPhoneのボイスメモでも音声テキスト変換が使えます。
Q. オンライン会議（Zoom・Teams）の議事録もAIで作れますか？
Zoomの AI Companion の会議要約機能や、Microsoft Teams の Copilot や Recap 機能を使うと、会議内容の要約やアクション項目の整理を補助できます。自動生成された内容は、そのまま議事録として使う前に確認する前提が安全です。